Qué es una factura electrónica y cómo crearla

Poco a poco, sobre todo en el sector de los negocios, se va abandonando el papel en favor de los documentos electrónicos. Uno de los más utilizados es la factura electrónica que, aunque no es de uso obligatorio sí es ya utilizada mucho más que la factura impresa.

Nos extendemos un poco más sobre este documento fiscal y cómo generarlo.

Origen de la factura electrónica

Obviamente, no ha sido hasta la universalización de equipos informáticos e Internet cuando esta forma de facturar bienes y servicios se ha podido utilizar. No obstante, la sustitución de facturas físicas por digitales no prolifera a nivel empresarial hasta la primera década de los años 2000, y lo hace en Latinoamérica.

Pero su uso masivo se produce cuando organismos públicos como Hacienda comienzan a aceptar estos documentos fiscales para organizar los impuestos de profesionales, empresas y los propios estamentos públicos.

Aspectos legales de las facturas electrónicas

En cuanto a si hay diferencias legales entre una factura impresa y una digital, la respuesta es que no. La firma y sello que se suelen añadir en los documentos impresos desaparece en los digitales y se sustituye por una certificación electrónica que emiten proveedores autorizados.

En cuanto al contenido de una factura electrónica, para que sea válido debe contar con los mismos elementos que la factura impresa. Una imagen de ejemplo estándar:

Modelo de factura electrónica

No obstante a lo dicho, sí que hay una diferencia entre la digital y la impresa y esta tiene que ver con la Ley de Protección de Datos. Desde del año 2018, se recomienda añadir en el pie de las facturas un texto legal. Concretamente la cláusula informativa sobre el tratamiento de los datos según el RGPD.

Cómo crear facturas electrónicas

Qué es una factura electrónicaEn cuanto a la creación de facturas electrónicas, las dos formas más comunes son:

  1. Utilizar un programa de ordenador. Este puede ser desde el propio Microsoft Word de Windows a un programa contable.
  2. Utilizar servicios en la Nube. Cada día más empresas y profesionales utilizan gestorías online desde donde organizar su contabilidad. Estas permiten crear facturas electrónicas en pocos segundos y hasta enviarlas por Email a los clientes desde la plataforma.

Ventajas de las facturas electrónicas

En cuanto a las ventajas de estos documentos fiscales digitales, hay que destacar las siguientes:

  • Contribuyen al medioambiente ya que se reduce enormemente el uso del papel y, por lo tanto, la tala de árboles.
  • Al ser documentos digitales se pueden almacenar en la Nube o en el propio programa de facturación. Así, están disponibles en cualquier momento.
  • Si se cuenta con un programa de facturación, emitir una factura electrónica es mucho más rápido que hacerlo de forma impresa.
  • El envío de la factura al cliente es mucho más rápido. Cuestión de segundos.
  • Se ahorra espacio en la oficina al no tener que almacenar carpetas de facturas.
  • Se consultan de forma más rápida.
  • El riesgo de extraviar o traspapelar una factura es menor.
  • Si, por alguna razón, se necesita enviar la factura en papel, sólo será necesario imprimirla.

Puede parecer que este cambio en el mundo de la empresa y la fiscalidad hay sido pequeño. Sin embargo, como vemos, tiene una gran importancia para agilizar los trámites entre negocios y clientes.

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