Lo de adquirir para tu empresa una herramienta de recursos humanos no es algo recomendado porque esté de moda, sino porque realmente es útil para la llamada transformación digital.
Esta utilidad se puede explicar en una serie de ventajas y razones porque las que, tanto profesional autónomo como empresa, deben utilizar un software de recursos humanos.
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Control de jornadas de los trabajadores
Uno de los aspectos que más preocupan y ocupan al departamento de recursos humanos es el control de las jornadas, tanto la asistencia como las ausencias. Con este tipo de software, y gracias a la tecnología, se puede tener un control mucho más eficaz.
Para ello, en este tipo de software, los trabajadores utilizan un acceso web o una App instalada en el ordenador de la oficina donde, con diversos métodos, podrán fichar tanto a la hora de entrar como de salir.
Este control también se puede extender a descansos como desayuno y comida. O, en beneficio de los trabajadores, para cuantificar correctamente las horas extras trabajadas y remunerarlas de forma correcta.
Firma digital para los trabajadores
Los que utilizamos firma digital a través de un certificado ya sabemos los beneficios de hacerlo: nos ahorra mucho tiempo en desplazamientos y asistencia presencial a todo tipo de organismos, y eso repercute en nuestra productividad.
Así, contar con una herramienta de recursos humanos con esta funcionalidad permite a la empresa que sus trabajadores certifiquen documentos, los firmen o acusen recibo con una firma digital propia. Esto acelera enormemente las gestiones internas del departamento de recursos humanos y de su comunicación con otros.
Control de vacaciones y días libres
Si la empresa es grande, organizar las vacaciones de los trabajadores puede ser un todo un quebradero de cabeza. ¿Qué ocurre si son los propios trabajadores quienes eligen esos días de descanso conociendo los días reservados por sus compañeros?
Este tipo de software para recursos humanos permite que los trabajadores accedan a la plataforma para incluir información sobre, en este caso, vacaciones y descansos. Así, la empresa puede conocer esta información con antelación y valorar la petición.
Al mismo tiempo, los demás trabajadores y trabajadoras, al conocer las fechas ocupadas e imposibilidad de reservar esos días, se organizan prácticamente por su cuenta ahorrando mucho tiempo al departamento de recursos humanos.
Control de gastos
Otra de las ventajas de utilizar un software para recursos humanos es el control financiero en varios campos. A saber:
- Control de las horas extras. Como hemos mencionado anteriormente se evitan redondeos por exceso o por defecto. Esto es beneficioso para trabajadores y empresa.
- Control de tickets de gasto. Gracias a la conocida tecnología OCR –que permite leer y rescatar texto impreso–, bastará con escanear estos documentos para contabilizarlos de forma correcta.
- Control de dietas y otros gastos de trabajadores y comerciales. Con la ventaja también de poder desgravar adecuadamente la totalidad de estos gastos.
Mejora la comunicación interna
Como hemos visto, el departamento de recursos humanos está enlazado con toda la empresa. Esto permite que la comunicación interna mejore y sea más rápida entre departamentos.
Un ejemplo de cómo un software de este tipo ayuda en este sentido es el caso de un comercial y sus gastos en dietas, que se trasladan al de recursos humanos y este los deriva al de contabilidad. Y todo en cuestión de unos clics y bajo una aplicación común.
Gestión de trabajos y proyectos
Además de conocer el gasto, días de descanso y otra información relevante de los trabajadores, con un software para recursos humanos también se puede centralizar la organización del trabajo de cada miembro de una empresa.
Para ello se da acceso a cada trabajador al sistema y en él van incluyendo:
- Visitas realizar.
- Comunicaciones realizadas.
- Envíos de presupuesto.
- Facturaciones a clientes.
Gracias a la interconectividad mencionada anteriormente, toda esa información se comparte con los demás departamentos para que la gestión de trabajos y proyectos sea más eficaz.
Aumento de la productividad e incentivos
Todas esas ventajas y razones por las que integrar un software de recursos humanos en tu empresa devienen necesariamente en lo que todos los negocios buscan: mejorar la productividad. Y se consigue. Al automatizar muchos procesos internos, la mayoría de los trabajadores obtienen más tiempo que pueden dedicar a otras labores aumentando así su productividad.
Esta ventaja también puede ser una oportunidad para aplicar una política de incentivos a trabajadores para motivarlos a cumplir una serie de objetivos y mejorar así las cuentas de una empresa.
