La mejor manera de describir este producto es con un ejemplo: usted está en la situación de crear una empresa o ya la tiene, pero no cuenta todavía con sistema telefónico para atender a clientes y proveedores. ¿Qué tipo de sistema telefónico es el ideal para su negocio? ¿Una centralita fija tradicional o un sistema telefónico virtual? Este último sistema también es conocido como sistema de PBX (centralita telefónica privada) virtual o como Centralita Virtual. Y, ni que decir tiene que es el que más crecimiento en uso está teniendo en el sector de la comunicación empresarial gracias a una serie de ventajas.
Antes de mencionarlas, dada la importancia para una empresa a la hora decidir qué sistema telefónico elegir, primero expliquemos qué son y cómo funcionan las centralistas virtuales.
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Funcionamiento de las centralitas virtuales
El término “Virtual” significa que la comunicación que se realiza entre empresa y clientes o, incluso, a nivel interno, se realizará en línea o través de Internet, y no a través de una línea telefónica común. De forma concreta, las centralitas virtuales utilizan sistemas VOIP o de voz sobre IP. Un ejemplo de comunicación de este tipo es el popular programa Skype, que ahora cuenta con aproximadamente 300 millones de usuarios según Microsoft, empresa que adquirió Skype por 8.500 millones de dólares en 2011.
5 ventajas de centralita virtual
Dicho esto y para aquellos empresarios que estén en el momento de decidir qué sistema telefónico elegir, desglosemos las ventajas del sistema de centralita virtual.
Coste de la instalación y de funcionamiento
Un sistema de centralita virtual tiene un coste sensiblemente inferior a las centralitas de teléfono fijo. Una de las razones es que se puede configurar para ser utilizada con los teléfonos móviles o celulares que los empleados ya poseen. Solo será necesario que esos teléfonos cuenten con una aplicación para hacer llamadas ya dentro del ámbito de la centralita virtual.
Aunque una centralita virtual también admite el uso de terminales clásicos de telefonía fija, el uso de los celulares requiere también de menos recursos para su mantenimiento.
Menor tiempo en la instalación y configuración
Otra de las ventajas más importantes es que la instalación y configuración de una centralita virtual, al realizarse en la Nube, es muy rápida. De hecho, se pueden transferir números de teléfonos comerciales al sistema virtual en cuestión de minutos para empezar a utilizarlo ya por VoIP.
Movilidad
Es una de las revoluciones que han provocado las centralitas virtuales. Sus trabajadores y su negocio pueden ser contactados 24 horas al día, 7 días a la semana, desde cualquier parte del mundo. Si su empresa está internacionalizada y el mayor margen de ventas es itinerante, precisamente tener su información y comunicaciones en la Nube es lo más beneficioso.
Eficacia
Tener todas las comunicaciones de su empresa fácilmente accesibles para todas las partes puede hacer que la operación sea muy efectiva. Todos los faxes, estadísticas de ventas o memos pueden ser fácilmente enviados/recibidos por todos sus trabajadores.
El uso del correo de voz, el reenvío de mensajes, el fax por Internet e incluso una recepcionista virtual las 24 horas del día, los 7 días de la semana, ayuda enormemente a que un negocio funcione sin problemas.
Interconectabilidad
No es necesario decir que la mayoría de los servicios actuales se ejecutan en la Nube. Por ello, añadir sus comunicaciones a otros procesos y operaciones que ya estén localizados en la Nube mejora enormemente la productividad. Es decir, en un mismo ámbito virtual se pueden concentrar y centralizar temas relacionados con la facturación, comunicaciones vía chat y texto, y el almacenamiento de información.
Conclusión
El número de centralitas virtuales también varía en tipos para adaptarse a cualquier tipo de empresa. Para los escépticos que todavía se resisten a usar la web para las interacciones telefónicas, decir que la calidad de las comunicaciones y la velocidad han mejorado enormemente, superando a las comunicaciones por par de cobre (Ex: 4G). Esto está provocando que cada día más empresas se pasen a la Nube, y no a medio ni largo plazo, sino a corto, la mayoría de las comunicaciones se producirán virtualmente.
