En el proceso de digitalización de un negocio, el software de firma electronica desempeña un papel fundamental. Kelio, una empresa con una sólida experiencia en soluciones integradas para la gestión empresarial, ofrece una solución de firma digital para los documentos de RR.HH que simplifica y agiliza el proceso de firmar documentos de manera segura y legalmente válida en plataformas digitales.
Sigue leyendo para descubrir cómo este software puede mejorar tu negocio a todos los niveles.
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Acerca de Kelio
Esta empresa nació en 1989 y forma parte del Grupo Bodet, corporación con 150 años de experiencia en el desarrollo de herramientas para la gestión y medida de tiempo en entornos empresariales.
En cuanto al papel de Kelio en el Grupo Bodet, su principal función es la de ofrecer soluciones de software integradas para áreas críticas en la gestión empresarial, como recursos humanos, control de accesos y control de presencia. Su enfoque se centra en brindar a las empresas una suite completa de herramientas que les permita optimizar y agilizar sus operaciones internas.
Precisamente dentro de esas operaciones, la firma electrónica de documentos juega un papel esencial para mejorar la productividad, reducir el papeleo y digitalizar tu empresa. Te ampliamos más información al respecto en los siguientes apartados.
Qué es y ventajas del software de firma electrónica
Un software de firma electrónica es una herramienta que permite a las personas firmar documentos digitalmente, garantizando la autenticidad, integridad y validez legal de las firmas realizadas en formato electrónico.
A partir de aquí, utilizar la firma digital de Kelio en un departamento de Recursos Humanos genera varias ventajas significativas:
- Ahorro de tiempo y eficiencia ya que los documentos pueden ser firmados de manera rápida y sencilla en formato electrónico. Tampoco es necesario archivarlos.
- Reducción de costos al eliminar la necesidad de imprimir, escanear y enviar físicamente los documentos. Esto también es importante a nivel medioambiental.
- Se minimiza el riesgo de pérdida o daño de documentos físicos.
- Se gana en seguridad y legalidad ya que este software utiliza tecnologías de seguridad avanzadas para garantizar la autenticidad y la integridad de las firmas digitales.
- Mejora la experiencia del empleado porque pueden firmar los documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde varios soportes, incluidos smartphones.
- Se asegura el rastreo y auditoría de los documentos firmados. Esto es especialmente útil en el departamento de Recursos Humanos, donde se manejan contratos, acuerdos laborales y otros documentos sensibles.
Cómo funciona el software de Kelio
Después de conocer las características de software, veamos -una vez adquirido- cómo se realizan la firma electrónica desde el punto de vista del Gestor de RRHH y también desde el lado del signatario.
Para el creador de los documentos o gestor RRHH:
- Primero han de crearse modelos de firma según el tipo de documento.
- Después se crean los documentos en Kelio o se importan en formato PDF.
- A continuación se envían los documentos para su validación a la dirección de la empresa.
- Se realiza un seguimiento del progreso de los documentos de RRHH, con opción de relanzarlos o revocarlos.
En el lado del signatario, el proceso para firmar electrónicamente es el siguiente:
- El receptor del documento abre el correo electrónico con el documento para firmar.
- Lee el documento en su totalidad.
- Inicia el proceso de firma haciendo clic.
- Confirma su identidad introduciendo un código único recibido por SMS o correo electrónico.
- Una vez que el documento ha sido firmado por todos los signatarios, se puede descargar y guardar mediante un correo electrónico.
Una vez realiza este proceso, el software de Kelio también permite realizar una serie de acciones muy útiles para el departamento de RRHH:
- Visualización de la trazabilidad de los documentos firmados.
- Detección de documentos todavía no firmados o con errores en la firma.
- Consultar y filtrar documentos y su estado.
- Archivado en la Nube de los documentos.
- Certificación de autenticidad de la firma en un archivo de prueba.
- Posibilidad de descargar los documentos con los permisos necesarios.
Un avance más para la digitalización de tu empresa
Después de todo lo dicho, seguro que puedes imaginar la importancia de la firma electrónica en la digitalización de un negocio. Imagina sino prescindir de contratos y demás documentos; además, por supuesto, de ganar en seguridad e imagen corporativa.
Para conseguirlo, sólo tienes solicitar más información a Kelio a través de su web (enlace superior) o los teléfonos de sus sedes:
- Madrid: 91 597 00 42.
- Barcelona: 93 564 23 48.
