Tips para gestionar el almacén de tu empresa

En el sector del comercio B2C y B2B la gestión del almacén es primordial. No tener este aspecto bien organizado puede demorar los pedidos, quedarse sin stock y perder clientes. En el caso de los negocios online, muchos han optado por externalizar un almacén y quedarse sólo con la gestión del eCommerce.

Si, por el contrario, quieres contar con el control de los productos que vendes porque, por ejemplo, también eres fabricante, en este artículo te contamos los aspectos básicos para saber cómo organizar un almacén, desde metodologías de trabajo a qué aplicaciones informáticas utilizar.

1º. Aplicación informática y transformación digital

CRM con ERPTanto si empiezas un negocio como si ya lo tienes, digitalizar la gestión del almacén es prioritario. Es decir, cualquier movimiento que se realice con proveedores, clientes o en cooperación con otros departamentos debe estar informatizada.

¿Cómo se logra eso de forma más o menos sencilla? La mejor solución informática es el ERP o Enterprise Resources Planning. De hecho, este tipo de software está pensado para la gestión de empresas que cuenten con almacén. Te permitirá dar de alta productos, proveedores, categorías y conectar el almacén con el departamento de compras y otra aplicaciones como CRM. Así, cada vez que se venda un producto quedará reflejado en el conteo de productos para saber siempre el estado real del stock.

Este tipo de aplicaciones también te permiten programar avisos para evitar quedarte sin productos o gestionar las devoluciones.

2º. Coordinación logística

Servicios de grupaje transporteUn almacén no se llena y se vacía así como así, sino que hacen falta empresas de transportes que traigan los productos del proveedor y otras que lo envíen al cliente. Por esta razón es muy importante que tengas en cuenta la licitación y negociación de condiciones con las empresas proveedoras y con las empresas de transportes.

La negociación sobre condiciones y tarifas son esenciales para poder conseguir márgenes en la distribución de productos. Por supuesto, si eres fabricante, te evitas la licitación con los proveedores y sólo te centras en las empresas de transporte.

3º. Diseño y colocación de los productos

Colocación de productos en almacénEste es un aspecto que incide en la productividad de los trabajadores y, por lo tanto, en el de la empresa. La idea es diseñar un almacén ergonómico donde los productos sean accesibles de forma rápida y sencilla.

También hay que tener en cuenta qué productos se venden más para tenerlos más a mano; por ejemplo a ras del suelo y no en niveles superiores donde sea necesario utilizar el toro mecánico para bajarlos o subirlos si vienen del proveedor.

Otro aspecto que ayuda a mover las mercancías de forma rápida es contar con unos muelles de carga y descarga de fácil acceso y optimizado para los distintos transportes que pueden traer o llevarse productos.

Si el almacén es el de una tienda como un supermercado, también es importante que cuente con varias salidas a tienda para poder reponer productos con rapidez.

4º. Sistema de etiquetado

Etiquetado mercancíasAdemás de la colocación de los productos, estos tienen que estar bien identificados mediante las etiquetas correctas. Facilita colocarlos y localizarlos para enviarlos al cliente. Generalmente, este etiquetado suele ser una funcionalidad del software ERP que igualmente requiere impresoras especiales para crear las etiquetas.

El buen etiquetado de productos es aquel que:

  • Permite la lectura con pistola electrónica.
  • Cuenta con toda la información legal necesaria como fecha de caducidad del producto, número de lote, etc.
  • Esa información también permite la trazabilidad. Esto es tener controlada en todo momento la ubicación del producto.

5º Escalabilidad en tamaño

Escalabilidad AlmacénJunto a la ubicación de los productos, también es importante contar con el crecimiento de la empresa y, por lo tanto, la capacidad del almacén para dar cabida al stock. Esto implica que hay que prevenir un posible crecimiento antes de adquirir un almacén. La estrategia puede ser apostar por almacenes altos para poder elevar la colocación de las mercancías, o un almacén ubicado en una zona donde se pueda ampliar el mismo o adquirir nuevos terrenos.

6º Organización del personal

Dada la importancia que tiene el buen funcionamiento de un almacén, éste debe contar con un responsable con la categoría de manager y al mismo nivel que los responsables de otros departamentos para poder tomar decisiones en conjunto.

Es importante que el manager sea profesional y cuente con la experiencia necesaria para poder delegar en él la gestión del almacén.

Hasta aquí un resumen de los principales elementos a tener en cuenta a la hora de organizar un almacén.

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