La eficiencia empresarial y productiva tiene muchos lados, y uno de ellos tiene que ver con el ahorro en la adquisición de equipos de impresión y fotocopia. De hecho, es posible no tener que adquirirlos gracias a un servicio cada día más utilizado por profesionales y empresas: el servicio de impresoras pago por uso o coste por copia, como también se lo denomina.
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¿En qué consiste el servicio «impresoras pago por uso»?
Cuando una empresa necesita realizar muchas impresiones y fotocopias suele incluir en su equipamiento impresoras de gran tamaño, las cuales requieren de mantenimiento, además del coste inicial de compra. Un ejemplo de empresas que suelen imprimir y fotocopiar grandes cantidades de documentos son:
- Bancos, empresas de gestión mercantil y financieras que realizan campañas de mailing en papel.
- Inmobiliarias que envían promociones y cartas a domicilio.
- Grandes empresas que realizan muchas fotocopias para distribución de comunicación interna.
- Agencias de marketing y comunicación.
Bien, el servicio de coste por copia consiste en pedir esas grandes cantidades de impresiones o fotocopias a terceros, es decir, a empresas de artes gráficas especializadas en ese servicio. Lo más importante e interesante de este servicio es que solo se paga por página impresa o fotocopiada.
Ventajas de utilizar este servicio
La primera de las ventajas ya la hemos mencionado al principio: no tener de adquirir una o varias impresoras o fotocopiadoras. Comprar las que se utilizan para grandes tiradas pueden tener un coste de miles de euros, gasto que se puede quitar del Debe externalizando el servicio.
Otra de las ventajas tiene que ver con el mantenimiento de la fotocopiadora. Dependiendo de sus funcionalidades, ese mantenimiento y las posibles averías también pueden suponer un gasto importante que no hace falta asumir.
Especialmente si se realizan grandes tiradas de impresión o muchas fotocopias, el coste en consumibles puede ser muy alto, posiblemente mayor que los gastos en mantenimiento.
Otra ventaja muy importante es que al externalizar el servicio se cuenta con una variedad mayor de servicios de impresión. Es decir, las empresas que prestan este servicio tienen numerosos equipos para afrontar cualquier tipo de trabajo. Asumir la compra de tantos equipos por un solo negocio es inviable económicamente.
Por estas razones y más, poco a poco, han ido creándose empresas de artes gráficas que se dedican a dar servicio a empresas con unas tarifas de coste por copia que les merezca la pena.
Tipos de servicios y costes medios
La imagen anterior es un ejemplo de coste de un servicio de impresora pago por uso. El coste puede variar en función del tipo de impresión: monocromo, blanco y negro, y a color. En este último sentido, los costes también varían por el número de colores utilizados.
También el coste por copia puede depender de la complejidad de los diseños a imprimir (no afecta tanto en la fotocopia) y si la impresión es tipo láser o por inyección de tinta.
Cómo solicitar estos servicios
Cada día más empresas de artes gráficas se están sumando al servicio de coste por clic. Y para ofrecer este servicio suelen contar con sitios web donde ofrecen la posibilidad de solicitar presupuesto.
Hemos elegido una imagen real de este tipo de formularios donde se pueden apreciar las características del servicio que los clientes deben incluir:
- Además de fotocopiadora o impresora, también se puede elegir el servicio de escáner (sobre todo para documentos mayores de DIN A-4) o servicio Fax.
- Elección de color o Blanco y Negro.
- Y tamaño del papel a fotocopiar o imprimir, lo que también puede influir en el precio.
A partir de aquí, simplemente se recibe el presupuesto, la empresa solicita los diseños (.jpg, .pdf…) y se encarga de realizar el trabajo y entregarlo en el plazo comprometido. Tan sencillo y económico.
