Hemos hablado en varias ocasiones sobre los beneficios de los viajes de empresa. También sobre diversos destinos en España donde realizarlos, pero todavía no hemos tocado la cuestión de cómo organizar viajes de empresa con éxito. Este es el momento de hacerlo.
Desglosamos a continuación 5 consejos para conseguir que todo salga según lo planeado y sin sorpresas.
Contenidos
Elegir el alojamiento adecuado
Es el pilar fundamental para que un viaje de empresa tenga éxito y, además, desde varios puntos de vista. Con independencia del destino, un hotel debería reunir las siguientes características:
- Contar con salas de reuniones amplias, con servicio de catering y equipos informáticos y pantallas grandes para visualizar documentos audiovisuales.
- Conexión WiFi de fibra óptica en todo el hotel.
- Pequeña zona de despacho en habitaciones para poder trabajar.
- Habitaciones amplias.
- También es importante que el hotel esté en una zona tranquila para poder descansar. Hablamos de un viaje de negocios en el que hay que trabajar y estar concentrado es importante.
Vuelos y transportes
Es muy recomendable llegar a destino unos días antes de las reuniones programadas. Un problema en los vuelos en un viaje apretado en fechas y las reuniones podrían tener que demorarse (con la mala imagen que eso produce para la empresa) o cancelarse y con ello el viaje de empresa.
Otro aspecto importante, en este caso para la comodidad de los viajeros, es contar con un servicio de transporte del aeropuerto al hotel, de tal forma que llegar a alojamiento no suponga mucho tiempo. Ese transporte puede ser contratado con el propio hotel, si cuenta con él entre sus servicios.
Preparar bien la agenda de trabajo
Como ocurre en el día a día de una empresa, es muy importante ser productivo. Para ello, tener la agenda planificada es esencial. En el caso de un viaje de empresa, hablamos de programar las reuniones con clientes, proveedores o a nivel interno con tiempo suficiente para que no haya imprevistos. Y si los hay, no viene de más tener un plan B para aprovechar el viaje.
Preparar la documentación y equipos informáticos
Es otro aspecto que hay que preparar con mucha antelación, especialmente si en el viaje de empresa incluye la firma de contratos. Además, aunque el hotel cuente con equipos informáticos, para poder salvaguardar la información sensible es mejor llevarse los de empresa que, también, pueden tener instalados aplicaciones necesarias para gestionar la documentación.
Prevenir problemas de salud y pasaportes
Si el viaje de empresa es a nivel nacional, por ejemplo a algún punto de España, no son necesarios muchos preparativos, aparte de llevar un pequeño botiquín con paracetamol o productos para conciliar el sueño.
Sin embargo, si el viaje de empresa es al extranjero, entonces es importante planificar dos aspectos:
- Si es a la Unión Europea es recomendable que los viajeros obtengan la Tarjeta Sanitaria Europea para que, en caso de tener que acudir al médico, ésta cubra los gastos y la atención sea rápida.
- Si es a un país fuera de la Unión, indispensable contratar seguros de viaje con asistencia sanitaria completa.
- Y si se viaja a un país donde hay posibilidades de contagiarse de alguna enfermedad tropical, es también obligatorio vacunarse.
Además del aspecto sanitario, también cada región del mundo obliga a contar con una documentación de viaje distinta. En este sentido, es importante comprobar que todos los trabajadores cuenten con el pasaporte vigente y, sin son necesarios, solicitar con tiempo los visados correspondientes.
* * *
Pueden parecer obviedades, pero son aspectos muy importantes ya que no tenerlos en cuenta puede dar al traste con una importante inversión, alianza de empresa o compraventa de productos.
