¿Cuáles pueden ser las razones por las que una empresa recurra a profesionales de la destrucción de documentos? Una de ellas es para liberar espacio físico en un proceso de digitalización; otra para asegurarse que el papel se recicla de forma correcta, y otra para deshacerse de forma efectiva de documentación sensible de clientes, trabajadores o de la propia empresa.
De estas cuestiones nos ocupamos tomando como referencia la empresa Allsafedocuments.es, experta en la materia.
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Proceso para eliminar información o documentos sensibles
¿Por qué un proceso para eliminar documentos sensibles? Por un lado está la certificación que la empresa-cliente requiere para asegurarse que la destrucción ha sido realizada correctamente. De hecho, empresas como All Safe Documents deben seguir los protocolos marcados por la norma UNE 15713, la cual audita a las empresas anualmente.
Ese mismo proceso es necesario para asegurar la total confidencialidad en el proceso. Es decir, que se pueda optar porque nadie sepa de esa destrucción. A partir de aquí, el proceso es el siguiente:
Empresas como All Safe Documents se acercan a la sede del cliente para recoger la documentación a destruir y asegurarse de que llega con todas las medidas de seguridad. También cabe la opción de destruir los documentos in situ.- Una vez en la sede de All Safe Documents (o con las herramientas necesarias en la propia empresa-cliente), se procede a destruir la documentación.
- Una vez destruida, entonces se pasa al reciclado del papel o el material en el que se alojaba la información.
Decir que este proceso se puede contratar de forma puntual o periódica. Es decir, una empresa puede solicitar la destrucción de documentos en plazos previstos cada cierto tiempo o hacerlo de una vez para una digitalización o por cese de actividad.
Herramientas para eliminar documentos de forma efectiva
En el caso de los documentos físicos, la maquinaria más utilizada es la trituradora, que puede variar en potencia y capacidad de destrucción.
Si el material a destruir son carpetas y objetos más duros, entonces se utilizará un destructora de metal.
También puede ocurrir que la información sensible esté alojada en CDs, DVDs, USBs y soportes similares. Para estos casos se requieren entonces maquinaria más pesada como los modelos HSM HDS 150.
Cómo mantener segura la información sensible
Es posible que antes de destruir información sensible, se quiera guardarla con seguridad. ¿Hay recursos y herramientas para ello? Si hablamos de documentos físicos, las cajas fuertes siguen siendo el recurso más utilizado. Estos recipientes son administrados por empresas de seguridad que aseguran el acceso restringido y que los documentos no se deterioren con el paso del tiempo.
Para guardar grandes cantidades de documentación, las cajas fuertes pueden ser pequeñas. La solución está en los contenedores de seguridad. Estos pueden ser fabricados en distintos materiales según las necesidades y objetos a guardar.
Ahora bien, ¿qué ocurre si una empresa que apuesta por el telegrabajo ha digitalizado sus documentos sensibles y quiere guardarlos de forma segura? La industria del backup y seguridad digital también ha desarrollado herramientas para salvaguardar esa información:
- Servidores en la Nube seguros.
- Discos duros externos cifrados.
- Copias de seguridad en equipos.
Como se puede apreciar, la industria de la destrucción de documentos sensibles y salvaguarda de los mismos es cada día más grande y evoluciona claramente a la digitalización.
