Para que una empresa funcione correctamente se debe seguir un sistema que permita gestionar todas las operaciones.
A raíz de las nuevas necesidades de las empresas aparecen los ERP. Es el acrónimo de Enterprise Resource Planning (sistema de planificación de recursos empresariales).
Se trata de un tipo de programa que se emplea para resolver operaciones internas que se llevan a cabo en diferentes entidades.
Un error bastante generalizado es confundir un software ERP con un programa de facturación.
La gran diferencia es que mientras que software de facturación se utiliza para llevar a cabo tareas propias de la facturación, un ERP ofrece diferentes soluciones que pueden cubrir la producción, distribución, recursos humanos y sí, también facturación, entre otras áreas.
Vamos a estudiar con más detalle las diferencias a lo largo del artículo:
Contenidos
¿Qué es exactamente un ERP y cuáles son sus funcionalidades?
Hemos definido el ERP como una completa infraestructura que comprende todas aquellas herramientas necesarias para gestionar los recursos de la empresa.
Podremos comprender mejor esta definición centrándonos en las funcionalidades:
Gestionan información a partir de diferentes módulos
Un sistema ERP está formado a través de diferentes módulos. Esta estructura puede ofrecernos la misma información que un software de facturación, pero también puede cubrir diferentes áreas de la empresa.
Estas son algunas áreas que podría automatizar en tu negocio:
- Contabilidad, finanzas, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
- Cadena de suministro.
- RR.HH.
- Proceso de orden (administración de entrada y salida de pedidos, verificación de crédito, reporte de ventas, informes…).
- Gestión de proyectos.
Simplifica los procesos de la empresa
Lo más habitual es que un software ERP haya sido diseñado con una interfaz intuitiva y agradable para mejorar la experiencia de uso por parte de los empleados.
Sin embargo, esta estructura esconde un complejo funcionamiento que permite hacer que los procesos administrativos sean más rápidos.
Permite la sincronización de datos entre diferentes módulos. Así se evita la duplicidad y errores en los datos: por ejemplo, si desde un departamento se modificase un determinado dato, se modificará en la base de datos global y sería accesible para todos los departamentos autorizados.
Centralización de datos
Los datos con los que trabaja la empresa estarán disponibles en el ERP, de tal forma que los equipos de los diferentes departamentos puedan acceder a los mismos.
Así se pueden automatizar los procesos, lo que supone un importante incremento de la productividad de la empresa.
Automatización
Hemos nombrado ya esta ventaja en varias ocasiones, pero es importante matizarla para que quede claro su importancia.
Con un ERP se pueden programar acciones para que se ejecuten de manera automática.
Por ejemplo, podría ayudar con las obligaciones fiscales de la entidad. El EPR puede generar aquellas facturas, informes y cualquier otro tipo de documento que sea requerido por parte de la Agencia Tributaria a la hora de presentar los impuestos trimestrales.
Además de agilizar las tareas, permite aliviar la carga de trabajo de los empleados.
¿Qué son los programas de facturación y para qué se utilizan?
Un software de facturación se implanta con el objetivo de dar soporte a todo lo relacionado con la contabilidad de la empresa, como podría ser llevar un control del envío y recepción de facturas.
Estas son las principales funciones de los programas de facturación en la empresa:
Control de múltiples datos
Los programas de facturación gestionan una base de datos en donde se almacena la información de los clientes, proveedores, y otras partes. Permite generar albaranes, facturas, automatización de cobros, incluso hasta calcular el pago de impuestos de forma automática.
También se pueden programar para emitir notificaciones sobre recordatorio de tareas, o ante la detección de errores.
Ayudan a tomar decisiones
Tan solo se podrán tomar decisiones reales sobre el devenir de la empresa si se cuenta con todos los datos, y conocer la información financiera de forma exacta es fundamental.
Un buen software de facturación también ayuda con la toma de decisiones.
Existen programas de facturación más avanzados que nos permiten tener un mayor control sobre el estado financiero de la empresa.
¿Qué me interesa para mi empresa? ¿Un software ERP o un programa de facturación?
Si todavía no tienes claro que es lo que más te conviene para tu empresa, aquí van algunos datos clave que te convencerán:
¿Buscas una solución escalable?
- Un ERPes una interesante solución para tu empresa porque estamos hablando de un software modular y escalable. Esto quiere decir que ha sido programado para actualizarse cuando lo necesitemos (se pueden desarrollar funcionalidades que le permita conectarse con otras soluciones que ya esté usando la empresa).
- Un programa de facturación podría integrarse con otros módulos o soluciones, o no. Habrá que informarse sobre las especificaciones del software para tenerlo claro.
Las empresas tienen que adaptarse a los cambios del mercado para poder seguir siendo competentes. Por ello, necesitan un software ERP que pueda ir evolucionado al mismo que evolucionan las necesidades de la compañía.
¿Eres una empresa pequeña y piensas que un ERP no es para ti?
El propio concepto de ERP parece tan técnico que es normal pensar que son soluciones pensadas únicamente para grandes y pequeñas empresas… pero esto no es así.
Es posible encontrar más de un software ERP pensado para la pequeña empresa. Y lo mejor de todo es que tienen precios bastante competitivos, adaptados al presupuesto de cualquier entidad.
¿Buscas una solución que permita unificar todos los procesos de tu negocio?
Es verdad que hay muchos programas de facturación que se presentan con funcionalidades muy avanzadas. Además de mandarte notificaciones, permite la automatización de ciertos procesos, incluso te pueden generar los informes que necesitas para cumplir con tus obligaciones tributarias.
Con un ERP integras todos estos departamentos a través del desarrollo de diferentes módulos.
Toda la información permanecerá en la misma BDD y estará conectada con estos módulos. Esto evitará que se produzcan errores por duplicidades, o por información que no se actualiza cuando se modifica.
¿Crees que hacer el cambio a un ERP es complicado?
Muchas empresas siguen utilizando programas de facturación porque han delegado la gestión de la contabilidad en una entidad externa, o porque en su momento ya se hizo una importante inversión en un software de gestión.
También pueden ofrecernos ventajas como, por ejemplo, algunos programas de facturación nos permiten trabajar de forma colaborativa con el gestor. Esto significa que la información que generemos se compartirá en tiempo real, siendo así más fácil la gestión de documentos y evitar problema al no mandar un archivo antes de que pase el plazo.
Un software ERP es un programa basado en módulos que no tiene límites: trabaja sobre los diferentes ámbitos de la empresa (contabilidad, almacenaje, CRM, facturación…). Si se necesitase trabajar sobre otro ámbito, o ampliar las funcionalidades de alguno, podrá conseguirse.
